Apa Itu Shipping Instruction? Pengertian, Fungsi, Isi, & Contohnya

Dalam dunia logistik dan ekspor-impor, koordinasi yang baik antara eksportir, freight forwarder, dan pihak pelayaran menjadi kunci keberhasilan pengiriman barang. Salah satu dokumen penting yang memastikan kelancaran proses tersebut adalah Shipping Instruction. Dokumen ini sering di anggap sederhana, padahal memiliki peran vital dalam menentukan akurasi informasi pengiriman, mulai dari nama consignee, jenis barang, hingga detail pelayaran.

Tanpa Shipping Instruction yang jelas dan akurat, proses custom clearance bisa terhambat. Kesalahan kecil seperti penulisan data atau inkonsistensi antara dokumen bisa menyebabkan keterlambatan, biaya tambahan (demurrage), atau bahkan penahanan barang di pelabuhan. Karena itu, memahami apa itu Shipping Instruction, fungsinya, dan bagaimana penyusunannya menjadi hal penting bagi pelaku logistik modern.

Apa Itu Shipping Instruction?

Shipping Instruction (SI) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh eksportir untuk diberikan kepada freight forwarder atau carrier sebagai panduan pengiriman barang. Dokumen ini berisi instruksi lengkap seperti nama dan alamat pengirim (shipper), penerima (consignee), notify party, pelabuhan muat dan bongkar, hingga deskripsi barang yang akan dikirim. Shipping Instruction menjadi dasar pembuatan Bill of Lading (B/L), yaitu dokumen utama yang berfungsi sebagai bukti kepemilikan dan syarat penting dalam pengiriman laut.

Dalam proses logistik, Shipping Instruction berperan penting untuk menjaga konsistensi dan keakuratan data antar dokumen seperti Invoice, Packing List, dan Bill of Lading. SI juga membantu memperlancar proses pengiriman serta custom clearance di pelabuhan, karena semua pihak yang terlibat memiliki acuan informasi yang sama. Dengan instruksi yang jelas, potensi kesalahan atau keterlambatan dapat diminimalkan sehingga pengiriman berjalan lebih efisien dan tepat waktu.

Fungsi Shipping Instruction

Fungsi utama Shipping Instruction adalah memberikan panduan yang jelas dan terstruktur dalam proses pengiriman international:

1. Dasar Pembuatan Bill of Lading (B/L)
   Shipping Instruction berfungsi sebagai acuan utama bagi pihak pelayaran untuk membuat Bill of Lading. Jika data dalam SI tidak lengkap, maka pembuatan B/L bisa tertunda dan menghambat proses ekspor.
2. Meningkatkan Akurasi Dokumen Pengiriman
   SI memastikan bahwa semua informasi tentang barang, consignee, dan tujuan pengiriman sudah tepat. Hal ini penting untuk menghindari kesalahan dalam dokumen seperti Invoice dan Packing List yang dapat memperlambat proses custom clearance.
3. Mempercepat Proses Custom Clearance
   Karena berisi data lengkap tentang barang dan pihak yang terlibat, Shipping Instruction membantu petugas bea cukai dalam memverifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen. Dengan begitu, proses clearance di pelabuhan menjadi lebih cepat dan efisien.
4. Menjadi Bukti Koordinasi Antara Pihak Terkait
   SI mencerminkan komunikasi yang baik antara eksportir, freight forwarder, dan carrier. Dokumen ini menjadi pedoman bersama yang memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai detail pengiriman.

• 📌 Baca juga : Letter of Credit: Dokumen Penentu Kelancaran Di Proses Logistik
• 📌 Baca juga : Bill of Lading: Dokumen Penting Dalam Proses Custom Clearance

Komponen Shipping Instruction

Shipping Instruction yang baik harus mencakup informasi yang lengkap dan jelas. Berikut adalah beberapa komponen umumnya:

1. Shipper Dan Consignee
   Bagian ini menampilkan data lengkap pengirim (shipper) dan penerima (consignee), termasuk nama perusahaan, alamat, serta kontak yang dapat di hubungi. Informasi ini penting agar pengiriman dapat dilakukan sesuai kontrak dan barang sampai ke pihak yang tepat.
2. Notify Party
   Komponen ini berisi nama pihak yang harus diberi pemberitahuan ketika barang tiba di pelabuhan tujuan. Biasanya, notify party merupakan agen logistik atau perwakilan dari consignee. Informasi ini memastikan proses pengambilan dan distribusi barang berjalan lancar setelah tiba.
3. Port of Loading Dan Port of Discharge
   Bagian ini menjelaskan pelabuhan asal (port of loading) tempat barang dimuat ke kapal dan pelabuhan tujuan (port of discharge) tempat barang akan dibongkar. Data ini sangat penting untuk keperluan pelacakan perjalanan kargo dan penyusunan jadwal logistik.
4. Description of Goods
   Di bagian ini, pengirim mencantumkan rincian lengkap tentang barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, berat bersih dan kotor, dimensi, serta bentuk kemasannya. Informasi detail ini membantu dalam menentukan biaya pengiriman, keamanan muatan, serta mempermudah proses pemeriksaan di bea cukai.
5. Shipping Marks Dan Nomor Kontainer
   Shipping marks di gunakan sebagai tanda pengenal pada kemasan barang, biasanya berupa kode, simbol, atau nama singkat perusahaan. Sementara itu, nomor kontainer digunakan untuk identifikasi fisik peti kemas di pelabuhan. Kedua informasi ini memudahkan petugas dalam mengenali, memisahkan, dan melacak barang selama proses pengiriman.
6. Detail Pengapalan
   Bagian ini berisi data penting seperti nama kapal, nomor pelayaran (voyage number), tanggal keberangkatan, serta estimasi waktu tiba (ETA). Informasi ini memungkinkan pihak terkait, termasuk pengirim dan penerima, untuk memantau jadwal perjalanan barang dan mengatur proses lanjutan dengan lebih efisien.

• 📌 Baca juga : Apa Itu Bea Masuk? Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contohnya
• 📌 Baca juga : Apa Itu Kode HS? Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contohnya

Contoh Shipping Instruction

Berikut contoh sederhana format Shipping Instruction yang biasa digunakan dalam dunia logistik:

Format ini dapat berbeda tergantung kebijakan perusahaan pelayaran atau forwarder. Namun, informasi dasarnya akan tetap sama karena menjadi acuan dalam proses pembuatan Bill of Lading dan custom clearance.

Kesimpulan

Shipping Instruction merupakan elemen krusial dalam rantai logistik internasional. Dengan informasi yang akurat dan lengkap, SI membantu memastikan seluruh proses pengiriman berjalan lancar, mulai dari pembuatan Bill of Lading hingga proses custom clearance di pelabuhan. Kesalahan kecil dalam dokumen ini bisa berdampak besar pada biaya dan waktu pengiriman.

Untuk menghindari kesalahan administratif, banyak perusahaan kini beralih ke sistem digital dalam mengelola dokumen pengiriman. Di sinilah peran Oaktree.id menjadi penting. Platform ini menawarkan solusi digital terintegrasi untuk memudahkan manajemen dokumen logistik seperti Shipping Instruction, job order, dan pelacakan pengiriman secara real-time. Dengan fitur yang dirancang khusus untuk industri freight forwarder dan distribusi, Oaktree membantu bisnis Anda bekerja lebih efisien, cepat, dan akurat.